Гураль Р.І. Автоматизація музейної роботи



Бібліографія: Гураль Р.І. Автоматизація музейної роботи // Мат. Міжн. наук. конф. присв. 50-річчю з дня опублікування монографії "Животный мир Советской Буковины". (Чернівці, 2009 р.). – 2010. – С.264-267.

Автоматизація музейної роботи

Переважна більшість музейних установ розпочинали свою діяльність, як приватні збірки одного або декількох природослідників, які згодом по якісним і кількісним ознакам набували рівня музейної установи, з усіма типовими атрибутами: великим різноманіттям матеріалів до зберігання тощо. Як правило, на перших етапах формування музею проблем з організацією системи ефективного обліку і опрацювання об'єктів зберігання, не виникає. З'являються вони лише після того, як кількість одиниць зберігання у колекціях перевищує певний критичний граничний рівень, який залежить в першу чергу від характеристик самого об'єкту і площі території, на якій вони були відібрані. В такому випадку перед колектором постає проблема впровадження ефективного і одночасно простої системи обліку матеріалів, що зберігаються у даній установі. Для вирішення цієї проблеми раніше заводилися конторні книги, в які заносилися записи про колекційні матеріали, як варіант типографським шляхом виготовлялися спеціальні форми, для обліку колекційних матеріалів. Ефективність використання паперових носіїв для зберігання інформації про матеріали колекції надзвичайно низька. Дуже багато часу затрачалося на заповнення самої облікової картки / форми, а ще більше на впорядкування і пошук конкретної інформації в самій картотеці.

Поступове загальне проникнення комп'ютерної техніки в усі сфери життя, наклало і свій відбиток на функціонування музеїв, яка почала проявлятися в появі комп'ютерної техніки в установах і відповідно пристосування її і наявного на той час програмного забезпечення для автоматизації типової роботи музейного працівника. Першими програмами, які пристосвалися до роботи в музейні специфіці були бази даних, для збереження інформації про матеріали колекцій, що зберігаються в даному музеї. Як правило ці програми писалися під двома прикладними пакетами СУБД Fox Pro та Paradox for DOS. Слід зауважити, що не зважаючи на свій вік бази створені на їх платформі, і досі справно функціонують, незважаючи на деякі проблеми сумісності з сучасними операційними системами.

На даний час спостерігається масова комп'ютеризація музейних установ, частково за кошти держави, грантодавців і самих працівників. В таких умовах питання автоматизації музейної роботи постає, як ніколи актуальне.

Функціонування музеїв, незалежно від їх профілю, базується на двох "китах", без яких неможливо їх функціонування:

  1. робота з відвідувачами;
  2. робота з колекційними матеріалами.

Ці два пункти взаємозалежні і один одного доповнюють. Розглянемо їх більш детальніше, в аспекті автоматизації музейної роботи. Взаємодія в системі "відвідувач–музей" будується насамперед на детальному інформуванні потенційних відвідувачів про установу, яку вони могли би відвідати. В даний час, найпростішим вирішенням цього питання є створення інформаційного веб-сайту (порталу) музейної установи. Основними його завданнями є по-перше ознайомлення відвідувача з самою установою, її колекціями, експозиціями тощо; надання оперативної інформації про її діяльність і її реклама та заохочення потенційних відвідувачів, до відвідин установи. Більш детально ці питання були розглянуті нами раніше, на прикладі сайту Державного природознавчого музею [2]. Грамотно створений сайт, при умові, що інформація буде постійно обновлятися, автоматизує важливий аспект музейної роботи – інформування "потенційних" відвідувачів про події, діяльність музею, діючі виставки, основні напрямки досліджень тощо. Не зайвим при створенні сайту, як невеликий додаток до нього, є блог, з публікаціями на музейні теми, а для забезпечення багатостороннього діалогу між працівниками музею і відвідувачами, працівниками інших установ чи науковцями в структурі музейнго порталу передбачається створення форуму. Блог дозволить в більш компактній формі, чи електронна публікація в мережі, донести до відвідувачів певні тези, і звичайно отримати від них відповідь в вигляді коментарів. Як, правило обновлення інформації на блозі не вимагає від користувача специфічних знань, при публікації статті чи замітки, у порівнянні з її розміщенням на веб-сайті. При наявності зацікавленості збоку працівників установи можна на веб-сервері створити декілька незалежних блогів, по різноманітним тематикам, які курують конкретні працівники.

В Інтернеті існує безліч реалізацій безоплатних чи платних реалізацій блогів та форумів. Переглянувши декілька варіантів, ми зупинилися на наступних: для блогу – Dot Clear (http://www.dotclear.net), EggBlog (http://eggblog.net/) і для форуму Phorum (http://phorum.org/). Якщо щось з цих проектів не підійде, безліч безоплатних проектів можна знайти на сайті http://php.opensourcecms.com.

В сучасних умовах розвитку інформаційних технологій робота з музейними колекціями працівників установи значно полегшується, з введенням спеціалізованих музейних баз даних. В даний час на ринку представлена достатня їх кількість [5]. Проте, з власної практики, можна зробити висновок, що всі наявні проекти практично не підходять для роботи з спеціалізованими базами даних, у нашому випадку це природничі колекції, оскільки вони створювалися, з метою охопити максимальну кількість музейних установ різноманітного спрямування. Введення в дію баз даних значно спрощує і автоматизує роботу в першу чергу колекторів і хранителів фонду. Вони надають змогу їм оперативно взаємодіяти з базами даних, проводити пошук по різним параметрам, будувати складні запити із 2 і більше вхідними параметрами пошуку. Прикладом введення автоматизації в музейні бази даних, є передбачення в формі електронної облікової картки одиниці зберігання в полях вводу інформації низпадаючого списка найбільш вживаних значень. Це рішення в першу чергу значно прискорило введення інформації в базу данних та більш ніж на 50% зменшило кількість помилок при занесенні інформації оператором в базу данних. Крім того, що в структурі бази даних передбачена функція простого пошуку, також була передбачена функція складного пошуку з включенням у пошуковий запит різних полів бази даних і формуванням вхідних параметрів запиту самим користувачем. Розширена система скриптування дозволяє передавати отриману інформацію в результаті роботи пошуку в сторонні програми в читабельному текстовому чи табличному форматі, для подальшого опрацювання в текстових процесорах.

Також, слід мати на увазі, що наявні бази даних можна зробити загальнодоступними, шляхом публікації їх у мережі Інтернет на веб-сторінці музею. Це дасть змогу іншим спеціалістам по даній галузі ознайомитися з колекційними матеріалами, без значних зусиль. Для установ, особливо історичного спрямування, відкриття доступу до віртуальних колекцій із використанням їх графічних зображень, дозволяє створити віртуальну колекцію, ще один спосіб привабити відвідувачів до відвідування музею, та відкриє можливість експонування об'єктів, які по певних причинах не попадають в основну ротацію експозиції.

Як, правило музейна робота супроводжується великою кількістю документації, яка також потребує централізованого зберігання і системи управління правами доступу до різних документів. Переважна більшість систем управління документами призначена для великих об'ємів інформації чи для великих підприємств [3, 4]. Для музейних установ достатньо систем рівня OpenGoo (http://www.opengoo.org/), або PHProjekt (http://www.phprojekt.com). Ці проекти досить прості в використанні, але при їх використанні можуть автоматизувати планування спільних заходів, постановки завдань для виконавців, узгодження документації, звітів тощо.

Крім того створення системи ефективного документообороту дуже часто в межах установи постає проблема ефективного спілкування між окремими працівниками, і залучення до цього голосового зв'язку не завжди доречне. Найпростішим вирішенням цієї проблеми є використання програм миттєвого обміну повідомленнями. На пострадянському просторі такою програмою де-факто стала ICQ. Але зважаючи на постійні проблеми з доступністю серверів цієї програми і боротьби з альтернативними програми, найпростіше у межах своєї мережі передбачити сервер для забезпечення обміном короткими текстовими повідомленнями, документами тощо, та не залежати від роботи серверів ICQ. З усього різноманіття серверів обміну миттєвими повідомленнями найбільш ефективним виявився JabberD (http://jabberd.org).

Отже, автоматизація роботи музеїв в першу чергу пошук та настройки відповідного програмного забезпечення спрямованого на підвищення ефективності роботи музейних працівників з музейними колекціями, документацією, тощо. Немаловажним в налагодженні цього процесу є створення ефективної системи спілкування та оперативного доступу працівників установи до сховища різноманітної документації та поточних документів.


СПИСОК ЛІТЕРАТУРИ

  1. Гураль Р.І. Особливості створення та функціонування музейних баз даних // Мат. IV Всеукр. конф. молодих уч. "ІТОНТ 2008" (5-7 травня 2007 р., м. Черкаси). – 2008. – С.8.
  2. Гураль Р.І. Новітні інформаційні технології у роботі музеїв (на прикладі сайту Державного природознавчого музею НАН України) // Мат. наук. конф. "Сучасний музей: наукова й експозиційна діяльність". (15 травня 2008 р., м. Чернівці). – 2008. – C.186-189.
  3. Клименко С.В., Крохин И.В., Кущ В.М., Лагутин Ю.Л. Электронные документы в корпоративных сетях: второе пришествие Гутенберга. – М.: Анкей-Экотрендз, 1999. – 273 с.
  4. Кухар А. Рынок СЭД наших дней // Комп. обозр. – 2009. – №31(697). – С.20-23.
  5. Піоро В. Музейний облік у Росії та Білорусі // Укр. Музей. – 2007. – №3(17). – С.6.