Бібліографія: Гураль Р.И. Музейные базы данных. Плюсы и минусы их использования // Мат. докл. Всерос. научн.-практ. конф. посв. 80-летию Дагестанского государственного университета и 45-летию Биологического музея ДГУ "Биологические музеи: роль и место в научно-образовательном пространстве". (19-20 июня 2011, г. Махачкала). – 2011. – С.15-18.

Гураль Р.І.

Музейные базы данных. Плюсы и минусы их использования

Музеи во все времена были уникальными учреждениями. С их помощь удавалось объединить прошлое с настоящим, а в отдельных случаях, и заглянуть в предполагаемое будущее. Как правило, они возникают на основе небольших сборов схожих за тематикой или происхождением предметов, которые интересуют основателя этой коллекции. Со временем, количество собранных предметов растет, и в отдельных случаях, эти материалы могут быть или переданы в действующие музеи, или сами стать фундаментом для возникновения этого специфического учреждения хранения и экспонирования предметов для заинтересованных посетителей.

Со временем, количественный и качественный рост фондов вновь созданного музея, растет по экспоненте, а это предусматривает систему учета предметов, которые хранятся в коллекциях. Раньше, до повсеместного проникновения в нашу жизнь, компьютеров и интернета, эта проблема решалась ведением записей на бумажных носителях (карточках учета, книг учета и т.д.). Снижения стоимости на компьютерную технику, вызвало в первую очередь их повсеместное появления в музеях. Соответственно, это явления и вызвало постепенную их интеграцию в музеи, с целью учета и дальнейшего хранения информации, по коллекциям.

Раньше или позже, в учреждение появляется необходимость использования специализированного программного обеспечения. И сразу возникает вопрос, использовать готовые продукты или заказывать под свои потребности систему хранения информации о музейных коллекциях, или другими словами базу данных (далее в тексте БД). В настоящее время, на рынке представлено несколько программных продуктов, которые могут быть использованы в качестве хранилища информации о материалах музейных коллекций. Примером таких программного обеспечения могут быть: КАМИС (http://www.kamis.ru), НИКА-Музей (http://www.cognitive.ru), АС Музей-3 (http://givc.ru/activity/museum3/). Все они имеют свои плюсы и минусы, информации о их использования на практике, в сети огромное количество [7]. Поэтому заострять на них внимание нет никаких оснований. Первично в них заложен избыточный функционал, поскольку они направлены на охват большого количества музеев, разного направления. И эта особенность и есть их главным недостатком. Объясним, это на таком примере. БД которая разработана для этнографических музеев не подойдет учреждениям археологического направления, а та, которая создавалась для нужд картинных галерей по своей структуре и набору полей не может использоваться в исторических музеях. Кроме того, даже в пределах одной организации очень трудно создать один программный продукт, который б соответствовал всем требованиям конкретной коллекции.

Именно с этими проблемами мы столкнулись, при разработке единой БД, в Государственном природоведческом музее НАН Украины. В предыдущих наших публикациях были проанализировано повсеместное проникновение информационных технологий в музейную жизнь [3, 5]; общие вопросы по созданию и дальнейшему функционированию БД, в стенах музея [2, 4, 6]. В этой публикации мы хотим сосредоточиться на минусах и плюсах использования специализированных БД в музеях, на примере Государственного природоведческого музея (http://museum.lviv.net), в котором я и работаю.

Первично при разработке сетевой музейной базы данных, для внутреннего использования, было принято решение создать единственную систему, которая должна была охватить все фондовые коллекции, которые хранятся в стенах учреждения. В первую очередь, при разработке этого программного продукта учреждение столкнулось со значительными финансовыми затратами, связанными в первую очередь с оплатой разработки и дальнейшего внедрения БД, и покупкой сервера, на котором планировалось ее размещать. Ее разработка сопровождалась также значительными потерями времени, связанные с предварительным обсуждением структуры и функциональных особенностей создающего программного продукта. Так, мы имеем два главные минусы, внедрения программного продукта, в музейное учреждение. Это значительные финансовые и временные затраты, связанные с его разработкой. К отрицательным сторонам, также относится потребность обучения пользователей вновь созданной БД и другие технические вопросы, связанные со стабильным функционированием сервера. Последний пункт, подразумевал, принятия на работу системного администратора. Как, видим основные минусы, связанные с внедрением БД связанные с финансовыми затратами. Несомненным плюсом, внедрения этого программного обеспечения, было единой системы хранения и дальнейшего управления информацией, по материалам фондовых коллекций учреждения. Как, оказалось, создать единую систему для всех фондовых коллекций, которые хранятся в стенах одного учреждения практически невозможно. К сожалению, от независящих от нас обстоятельств, разработка этой БД была прекращена и учреждение отказалось от дальнейшей разработки и внедрения этой БД.

В то же время, в стенах Государственного природоведческого музея, несколько лет активно используются базы данных созданных с помощью Microsoft Access [2]. Все они, были размещены на локальных компьютерах и создавались, под каждую фондовую коллекцию отдельно, согласно пожеланиям хранителя или куратора конкретного фонда. Как показало время, использование отдельных, узкоспециализированных БД себя оправдывает. То есть, на первое место ставится правило каждой фондовой коллекции, соответствует отдельная БД. Конечно, понятно, что похожие за содержанием БД коллекций, объединяются вместе. Так, например БД "Моллюски", в нашем учреждении, включает в себя такие разделы: "Водные брюхоногие моллюски", "Двустворчатые моллюски" и "Наземные моллюски". Все эти раздели объединенные одной оболочкой.

Опираясь на свой небольшой опыт в создание локальных БД [2, 4], и на литературные данные [1]. Опираясь на предшествующий опыт, нами была осуществлена попытка создания сетевой БД, своими силами. Исходя, из размера коллекций и уровня ее обработанности было принято решение создание БД Гербария сосудистых растений LWS Государственного природоведческого музея НАН Украины. Согласно, инвентарной картотеки, по состоянию на 2010 г. в гербарии хранится 113289 гербарных листов сосудистых растений і 21728 образцов мохообразных. Более детально о структуре и технологиям, которые используются при создании этой БД написано в этой публикации [6]. Познакомится с демо-версией разрабатываемой программы, можно на этой странице http://museum.lviv.net/portals/base-demo/index.php.

В данный момент практически готовый работающий вариант БД. Кроме того, что очень важно, была проведена конвертация информации с предшествующих систем хранения данных в текущую. Основным заданием, БД Гербарий сосудистых растений будет предоставление, сотрудникам нашего учреждения, оперативного доступа к инвентарной картотеке Гербария, с целью поиска и дальнейшей обработки, интересующих их информации. Для этого, в БД предусмотрена гибкая система поиска, по разным полям и комбинациям полей. Их прототип можно посмотреть на этой странице http://museum.lviv.net/portals/base-demo/demo/search.php. Для операторов, которые наполняют БД информации, перенося ее с инвентарных номеров, в интерфейсе предусмотрена гибкая система подсказок, построенных на системе словарей, наиболее часто употребляемых значений, таких, как отдел, класс, страна и т.д. Это с одной стороны сократит количество ошибок при наборе новых записей, а с другой значительно сократит затраченное время работы оператора, при наборе одной инвентаризационной карточки.

Подводя итог, всему вышесказанному, подытожим все полюсы и минусы. В минусах, траты финансовые и конечно временные на разработку данной БД. Итого, на протяжение 2 лет, 2 доктора и 1 кандидат биологических наук и 2 инженера, тратят рабочее, а иногда и не рабочее время на обсуждение, планирование, собственно программирование и разработку словарей. К положительным моментам, можно отнести то, с помощью этой базы сотрудники Государственного природоведческого музея получат универсальный гибкий инструмент для работы с Гербарием сосудистых растений LWS Государственного природоведческого музея НАН Украины. Так что, наше мнение, что плюсы от использования музейных баз данных, конечно при правильном их предварительном планировании, значительно перевешивают все минусы, повязаны с их разработкой.

Література

1. Аніщенко І.М. Комп'ютеризація Національного гербарію України (KW): першочергові та перспективні кроки / Аніщенко І.М., Ситник К.М. // Укр. бот. журн. – 2007. – Т.64, Вип.5. – С. 634-642.
2. Гураль Р.І. База даних Малакологічного фонду Державного природознавчого музею НАН України / Гураль Р.І. // Тез. доп. Изв. Музейного Фонда им. А.А. Браунера. – 2007. – Т.4, №2-3. – С.61-62.
3. Гураль Р.І. Новітні інформаційні технології у роботі музеїв (на прикладі сайту Державного природознавчого музею НАН України) / Гураль Р.І. // Сучасний музей: наукова й експозиційна діяльність: материалы научной конференции (Черновцы, 15 мая 2008 г.) / Черновецкий краеведческий музей. – Черновцы, 2008а. – C. 186-189.
4. Гураль Р.І. Особливості створення та функціонування музейних баз даних / Гураль Р.І. // ІТОНТ 2008: материалы IV Всеукраинской конференции молодых ученых (Черкассы, 5-7 мая 2007 г.) /Черкасский гос. техн. ун-т. – Черкассы, 2008б. – С. 8.
5. Гураль Р.І. Основні напрямки розвитку інформаційної структури музеїв / Гураль Р.І. // Роль музеїв у культурному просторі України й світу: сборник материалов Всеукранской конференции с проблем музеевединия, посвященная 160 летию основания Исторического музея музею им. Д.И. Яворницкого (Днепропетровск, 14-15 октября 2009 г.) / Днепропетровский исторический музей им. И.Д. Яворницкого. – Вып. 11. – Днепропетровск: АРТ-ПРЕС, 2009. – С. 582-586.
6. Гураль Р.І. База даних Гербарій судинних рослин LWS Державного природознавчого музею НАН України / Гураль Р.І. // ІТОНТ 2010: материалы V Всеукраинской конференции молодых ученых (Черкассы, 4-6 мая 2010 г.) /Черкасский гос. техн. ун-т. – Черкассы, 2010. – Т.1. С.7.
7. Піоро В.І. Програмне забезпечення музейного обліку: проблеми вибору // Український музей. – 2005. №1(3). – С.7.